楽楽販売でできること｜見積・受注・請求の範囲を整理
この記事の要点
- 楽楽販売は見積・受注・請求・在庫などの販売管理業務を一元化できる
- 生産管理や高頻度の連続処理には向いていないと明確に区別できる
- 設定の自由度が高い分、業務棚卸しをしてから設定すると失敗しにくい
楽楽販売でできることは「販売管理業務の一元化と自社仕様への設定」
楽楽販売でできることの中心は、見積・受注・出荷・請求・売上といった販売管理の一連の業務を、クラウド上で一元管理できることだ。加えて、画面の項目や入力の流れを自社の業務に合わせて設定できる点も大きな特徴で、Excelや紙の帳票で属人化していた業務を標準化しやすい。
ただし「何でもできる万能システム」ではない。できることとできないことの境界を理解してから検討しないと、導入後に「思っていたのと違う」という事態になりやすい。
販売管理の基本業務はひと通りカバーできる
楽楽販売は、クラウド型の販売管理システムとして、見積・受注・請求・売上といった販売管理の情報を、一つのシステムにまとめて扱えるように設定できる。どこまでを1つにまとめられるかは業務の形によって変わるため、導入前に確認しておきたい。これまでExcelで見積書を作り、受注は別のファイルに転記し、請求書はさらに別の台帳で管理していたような業務フローを、ひとつのデータベースに統合できる点が強みだ。
二重入力が起きやすいのは、部門間でデータを受け渡す場面だ。たとえば営業が作った見積データを、事務担当が請求書作成のために手入力し直すケースは珍しくない。このような転記作業は、入力ミスや転記漏れの温床になりやすい。販売管理システムで見積から請求までのデータを連携させれば、同じ情報を複数回入力する手間を減らせる可能性がある。
業務に合わせた画面・項目のカスタマイズができる
楽楽販売の特徴のひとつが、あらかじめ用意された画面構成をそのまま使うのではなく、自社の商習慣や帳票フォーマットに合わせて項目や入力の流れを設定できる点だ。業種や取引先ごとに必要な項目が異なる場合でも、現場の業務フローに近づけた形で運用しやすい。
この「設定できる自由度」は便利な反面、最初の設計を誤ると後から直すのに手間がかかる。現場の業務を十分に洗い出さないまま見切り発車で設定を進めると、運用開始後に「この項目が足りない」「承認の流れが実態と合わない」といった不整合が次々に見つかるというケースがある。設定作業に入る前に、現状の業務フロー・使用している帳票・承認ルートを一度書き出して整理しておくことが重要だ。
帳票や在庫など周辺業務の扱い
見積書・納品書・請求書などの帳票や、在庫数の扱いも検討項目になる。どこまで楽楽販売の設定で対応するかは、導入前に業務と照らし合わせて確認しておきたい。取引先ごとにフォーマットが異なる帳票を発行している企業では、帳票テンプレートを整理することで、発行作業の手間を減らせる余地がある。
在庫を扱う場合も、販売管理の延長としての在庫数の把握が中心と考えておくとよく、複雑な工程管理や原材料の所要量計算までを担う生産管理システムとは役割が異なる。生産管理の細かい工程管理や、短時間に連続して大量のデータ処理を繰り返すような使い方は、楽楽販売が得意とする領域ではない。こうした用途を検討している場合は、生産管理に特化したシステムとの役割分担を前提に考えたほうがよい。
楽楽販売でできないこと・向いていない使い方
できることを正しく理解するには、向いていない使い方も合わせて把握しておく必要がある。
生産管理の代替としての利用は想定されていない
楽楽販売は販売管理システムであり、製造業における工程管理・原価計算・所要量計算といった生産管理の機能を主目的としたシステムではない。「販売管理も生産管理もまとめて一本化したい」という要望は実務上よくあるが、無理に生産管理の用途に寄せて設定しようとすると、運用が複雑になりすぎて現場が使いこなせなくなるというケースがある。生産管理が主目的であれば、専用システムの検討をおすすめする。
細かい処理を高頻度で連続実行する業務には不向き
短い間隔で大量の更新処理を連続して行うような、特殊な業務フローにも向いていない。クラウド型のシステムである以上、オンプレミスの基幹システムとは処理の性質が異なるためだ。該当するような業務を抱えている場合は、導入検討の早い段階で、想定している処理内容を整理し、実現可否を確認しておくことが望ましい。
楽楽販売の業務整理・設定代行・運用保守まで、株式会社ＩＴ経営総合研究所がまとめてお手伝いします。導入前のご相談からお気軽にどうぞ。
楽楽販売の導入を相談する →導入前に確認しておきたい3つのポイント
楽楽販売でできることを自社の業務に当てはめて判断するために、次の3点を事前に整理しておくとよい。
現状の業務フローを棚卸しする
見積から請求までの流れを、担当者・使用しているファイル・承認ルートを含めて書き出す。Excelで管理している場合、複数のバージョンのファイルが並存していることが多く、どれが最新かわからなくなっているケースがある。棚卸しの段階でこうした混乱を整理しておくと、システム設定の精度が上がる。
必要な項目と不要な項目を仕分ける
取引先ごとに異なる項目をすべて盛り込もうとすると、画面が煩雑になり、かえって入力ミスを誘発する。本当に必要な項目かどうかを現場の担当者を交えて仕分けることが、使いやすい設定につながる。
料金・仕様は公式情報で最新を確認する
楽楽販売の月額料金やプランごとの機能詳細は変更されることがあるため、検討時点での最新情報はラクス社の公式サイトで確認するのが確実だ。IT導入にあたっての補助金・支援策の有無は、中小企業庁などの公的機関の情報で確認しておくと判断材料が増える。
設定・運用まで含めて検討する
楽楽販売は「設定できる自由度の高さ」が特徴である一方、その自由度の高さゆえに、業務整理から設定、運用後の保守まで一貫して考える必要がある。自社の情報システム担当だけで一から設定を進めようとすると、業務フローの洗い出しに時間がかかりすぎたり、設定後に想定外の不具合が見つかったりすることがある。
IT経営総合研究所（IMRI）では、楽楽販売を使った販売管理について、業務の整理から設定代行、導入後の運用保守までを一括でサポートしている。主な利用企業は、上場企業のグループ会社を中心とした中規模企業で、ツールとしての導入実績の多さと、自社の運用に合わせたシステム構築を手軽に進められる点が選ばれる理由として挙げられている。価格については、楽楽販売自体の利用料はラクス社の公式情報を、設定代行・保守にかかる費用はIMRIへの問い合わせで確認できる。
自社の業務に楽楽販売が合うかどうか迷う場合は、まず現状の業務フローを整理したうえで、専門家への相談を検討するとよい。設定の方向性に不安がある場合も、早い段階で専門家に相談することで、手戻りを減らせる可能性がある。生産管理との役割分担に悩むケースも含め、判断に迷う部分があれば専門家へ相談することをおすすめする。
よくある質問
- Q. 楽楽販売は在庫管理もできますか？
- A. 販売管理の一部として在庫数の把握・更新に対応できます。ただし工程管理や原材料の所要量計算まで担う生産管理システムとは役割が異なるため、生産管理が主目的の場合は専用システムとの役割分担を検討する必要があります。
- Q. 楽楽販売の料金はいくらですか？
- A. 月額料金や初期費用は変更されることがあるため、本記事では具体的な金額を記載していません。最新の料金・プランはラクス社の公式サイトで確認してください。設定代行や保守にかかる費用は依頼先の会社に個別に問い合わせる必要があります。
- Q. Excel管理からの移行で気をつけることは何ですか？
- A. 複数のファイルが並存して最新版が分からなくなっているケースがよくあります。移行前に現状の業務フロー・使用帳票・承認ルートを棚卸しし、必要な項目を仕分けてから設定を進めると、運用開始後の手戻りを減らせます。